Clubes virtuais

Reuniões on-line funcionam muito bem quando os associados estão com a agenda cheia, têm limitações motoras ou vivem em um local onde não há Rotary Clubs. Associados de clubes que se reúnem virtualmente costumam se encontrar em atividades de socialização, projetos humanitários e eventos rotários, como a Convenção do Rotary ou Conferências Distritais.

Melhores práticas para reuniões virtuais

Como organizador:

  1. Escolha uma plataforma que atenda às suas necessidades. Alguns serviços gratuitos limitam o número de participantes ou a duração da reunião.
  2. Use vídeo, mas ofereça a opção de conexão apenas por áudio. A capacidade de ver e interagir com outros participantes via plataformas como Zoom, GoToMeeting e Google Hangouts ajuda a manter o engajamento. No entanto, como nem todos podem conseguir participar da reunião por vídeo, ofereça uma opção de áudio e considere gravar a sessão para compartilhar mais tarde. 
  3. Prenda-se aos fundamentos básicos de reuniões. Tenha uma programação, defina regras e explique os próximos passos no final da sessão. Se os participantes precisarem discutir tópicos específicos, avise-os com antecedência. 
  4. Adapte a reunião para o formato on-line. Algumas partes de reuniões presenciais não funcionam bem no formato virtual. Ao definir seu conteúdo, elimine ou reformule atividades mais adequadas a eventos tradicionais.
  5. Mantenha o engajamento. Para prender a atenção dos participantes, reduza a duração de apresentações e maximize os debates. Inclua enquetes, perguntas, compartilhamento de melhores práticas – coisas que direcionem o foco ao conteúdo e aos próprios participantes. 
  6. Peça apoio. Ter uma equipe permite que várias pessoas contribuam ao sucesso da reunião. Peça ajuda para monitorar chats, responder a perguntas e ajudar na resolução de problemas técnicos.
  7. Esteja preparado. Faça um ensaio com os apresentadores para garantir que saibam como solicitar o controle da plataforma e compartilhar suas telas. Entre no site com antecedência para testar o áudio e confirmar que todos estejam on-line.

Reuniões virtuais bem-sucedidas também consideram as necessidades dos participantes. Incentive os mesmos a:

  1. Baixar e testar a plataforma com antecedência. Todos os participantes devem fazer o download da plataforma a ser usada e se familiarizar com ela. Algumas perguntas que devem considerar: 
    1. O áudio está funcionando? Eu vou conseguir escutar os outros participantes e vice-versa?
    2. A minha câmera está funcionando? Meu rosto está visível?
    3. Eliminei objetos que estejam atrás de mim e que possam distrair os outros?
    4. A iluminação está boa?
  2. Otimizar o áudio. Todos os participantes devem silenciar seus respectivos áudios quando não estiverem falando. Para garantir a qualidade do som, é recomendável o uso de fones de ouvido, o que também ajuda a minimizar ruídos. 
  3. Participar! A chave para uma boa reunião on-line são participantes engajados e ativos.

*Texto adaptado do artigo "What it Takes to Run a Great Virtual Meeting" ("O que é preciso para realizar uma ótima reunião virtual", em tradução livre), de Bob Frisch e Cary Greene. 

Materiais de referência

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