Informativa sulla privacy

INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEL RI

Introduzione

Il Rotary International e la Fondazione Rotary, indicati qui di seguito individualmente o collettivamente col nome "Rotary" oppure "noi", rispettano la riservatezza dell'utente e si impegnano a proteggerla conformemente alle modalità illustrate in questa normativa (qui di seguito “Normativa”). La tutela dei dati che ci sono affidati è della massima importanza per il Rotary.

Questa Normativa descrive le tipologie di dati che potrebbero essere raccolti da noi o forniti dagli utenti e descrive le nostre regole nonché le modalità, finalità e l'ambito di comunicazione e diffusione di tali dati.

Da notare anche l'Appendice A: Normativa UE sulla privacy per i residenti dell'Unione Europea.

Questa Normativa può venire modificata periodicamente (v. Modifiche alla presente Normativa). Si consiglia pertanto di leggere periodicamente la Normativa per la versione più aggiornata. In caso di dubbi di interpretazione o di altra natura, farà fede la versione in lingua inglese, che rappresenta la versione ufficiale del testo. 

Tipologia dei dati raccolti 

Vengono raccolti diverse tipologie di dati personali, usati per identificare gli utenti ("Dati Personali") tra cui:

  • Nome
  • Recapito postale
  • Indirizzo email
  • Numero di telefono
  • Storico delle donazioni
  • Dati del titolare della carta di credito
  • Dati sull'autenticazione
  • Connessione internet
  • Dispositivi utilizzati per accedere al sito e dettagli sull'uso

A seconda del tipo di interazione con il Rotary, potremmo raccogliere anche:

  • Genere
  • Anno di nascita
  • Stato civile
  • Nome del coniuge o genitori
  • Occupazione
  • Datore di lavoro
  • Dati sulla status economico
  • Foto/immagini

In circostanze limitate, potremmo anche raccogliere dati personali altamente sensibili, come ad esempio il numero della carta d'identità e/o tessera sanitaria.

Come raccogliamo i dati

Raccogliamo i dati personali da:

  • Utenti del nostro del nostro sito web
  • Soci di Rotary club e Rotaract club
  • Donatori della Fondazione Rotary
  • Partecipanti ad eventi Rotary
  • Partecipanti ai programmi del Rotary

Raccogliamo i dati:

  • Direttamente tramite interazioni offline o in persona;
  • Dal sito web Rotary.org/it (il nostro "Sito web");
  • Da altri siti collegati a questa Informativa;
  • Da soggetti terzi da noi incaricati della fornitura di servizi, ad esempio pubblicità e applicazioni software, se includono un link a questa Informativa;
  • Automaticamente durante la navigazione nel Sito. (Tra i dati raccolti automaticamente vi possono essere dettagli sull'utilizzo, indirizzi IP, dati raccolti tramite i cookie e altri sistemi di tracciamento);
  • Dopo l'affiliazione ad un club Rotary o Rotaract;
  • Quando si usano i nostri servizi;
  • Durante la partecipazione ai nostri programmi o durante l'iscrizione per eventi da noi organizzati;
  • Da terzi da noi incaricati della fornitura di servizi; come organizzatori di eventi, fornitori di servizi di viaggio (utilizzati dal Rotary International Travel Service o RITS), servizi di elaborazione dei pagamenti, servizi di email marketing e fornitori di software; inoltre, si precisa che questi fornitori di servizi possono cambiare, o nuovi fornitori di servizi possono essere aggiunti senza preavviso;
  • Durante altri tipi di contatti, ad esempio, per domande o richiesta di informazioni;
  • Dalle risorse disponibili al pubblico.

Dati forniti dall'utente

Raccogliamo i dati forniti dall'utente tramite il Sito, o nei rapporti con il Rotary, o la nostra rete offline. Questi dati includono quanto segue:

  • Dati forniti nel richiedere informazioni al Rotary, o all'atto dell'affiliazione come socio di un club Rotary o Rotaract, compresi i dati forniti all'atto della registrazione al Sito Rotary.org, tramite Il mio Rotary.
  • Dati personali forniti per l'iscrizione a determinati servizi disponibili sul nostro sito, tra cui:

o Il Brand Center
o Il Centro sovvenzioni
o Il Centro di apprendimento
o Rotary Club Central
o Rotary Global Rewards
o Rotary Ideas
o Rotary Shop
o Rotary Showcase

  • Dati personali che potrebbero essere richiesti per l'iscrizione a un concorso o a una promozione da noi sponsorizzata
  • Dati personali forniti per segnalare problemi tecnici relativi al Sito.
  • Documentazione e copie della corrispondenza (comprese email, post per social media e altri messaggi elettronici) scambiata con gli utenti che ci contattano.
  • Risposte ai sondaggi e altre indagini.
  • La registrazione per partecipare o seguire eventi del Rotary
  • Dati personali forniti al momento della donazione
  • Dati personali forniti al momento della presentazione di domande, ad esempio per borse di studio, borse di studio;
  • Dati biografici o di altro tipo forniti a noi, al Rotary club o al distretto del Rotary (ad es., se si sceglie di includere il proprio nome come candidato per un incarico in un Rotary club, distretto Rotary o RI);
  • Dettagli sulle transazioni e sull'evasione degli ordini effettuati tramite il Sito e dati di natura finanziaria o relativi ai pagamenti potrebbero essere richiesti per inoltrare ordini d'acquisto tramite il Sito.
  • Dati sulle ricerche effettuate dall'utente nel Sito.
  • Dati personali raccolti da altre funzionalità sviluppate in futuro che potrebbero comportare la raccolta di tali dati.

L'utente può fornire dati personali perché vengano pubblicati sul Sito (di seguito "Postati") o trasmessi ad altri utenti o a terzi (di seguito indicate collettivamente con l'espressione "Contenuti dell'utente"). In questi casi l'utente si assume il rischio della pubblicazione e della trasmissione a terzi. Nonostante il Rotary limiti l'accesso a determinate pagine e l'utente possa impostare alcune preferenze in termini di privacy dal proprio profilo, l'assoluta sicurezza dei dati in seguito all'accesso in base alle proprie credenziali non può essere garantita. Il Rotary, inoltre, non può controllare le azioni di altri utenti del Sito con i quali l'utente decida di condividere i propri contenuti.

Dettagli relativi all'uso, indirizzi IP, cookie e altre tecnologie

Durante la visita o l'interazione con il Sito, potrebbero venire raccolte automaticamente alcuni dati relativi all'attrezzatura, al browser e alle abitudini di utilizzo dell'utente, tra cui:

  • Dettagli relativi alla visita: ad esempio, dati relativi al traffico e alla località, informazioni standard dei server (log), altri dati relativi alla comunicazione, e informazioni sulle risorse visualizzate e utilizzate dall'utente durante la visita al Sito.
  • Dati relativi al computer e alla connessione internet dell'utente, tra cui l'indirizzo IP, il sistema operativo e il tipo di browser.

I dati raccolti dopo l'accesso a Il mio Rotary sono anonimi e aggregate in dati statistici che ci permettono di migliorare il Sito e di fornire un servizio più valido e personalizzato, consentendoci di:

  • Formulare stime sulle dimensioni del nostro pubblico; statistiche relative ai browser, alla popolarità dei contenuti e alle abitudini di utilizzo;
  • Sveltire le ricerche degli utenti;
  • Riconoscere l'utente nelle visite successive al Sito.

Per la raccolta automatica dei dati si fa uso dei cookies (broweser cookies). I cookie sono piccoli file inclusi sul disco rigido dell'utente). L'utente può modificare le impostazioni del suo browser per rifiutare i cookie; in tal caso, tuttavia, l'accesso ad alcune pagine del Sito potrebbe essere interdetto. Il nostro sistema emette automaticamente cookie a meno che l'utente non abbia impostato le preferenze del proprio browser per disabilitarli.

Quando l'utente ha ottenuto l'accesso al suo account in Il mio Rotary noi effettuiamo raccolte automatiche dei dati sull'uso che sono correlati direttamente all'account dell'utente. In tal caso, tali dati saranno usati per finalità di apportare miglioramenti al Sito e all'esperienza di navigazione dell'utente e saranno trattati in conformità a quanto esposto in questa Informativa.

Utilizzo dei cookie e di altre tecnologie di tracciamento per la pubblicità di terzi

Alcuni annunci pubblicitari presenti sulle pagine di Rotary.org e le offerte in Rotary Global Rewards sono affidati a inserzionisti esterni, a reti di inserzioni pubblicitarie e a server pubblicitari di terzi. Inoltre, alcune delle applicazioni accessibili dal nostro Sito, o ivi presenti, potrebbero appartenere a terzi. Questi soggetti potrebbero utilizzare cookie o altre tecnologie di tracciamento per raccogliere dati sui nostri utenti. Il Rotary non ha alcun controllo sulle tecnologie di terzi e sul loro possibile utilizzo. Per eventuali domande o chiarimenti a proposito rivolgersi direttamente al responsabile della pubblicità della medesima. Per domande sulle pubblicità o le offerte su Rotary Global Rewards, contattare direttamente la persona addetta alla pubblicità.

Come utilizziamo i dati raccolti

I dati acquisiti sull'utente, o che l'utente stesso ci fornisce, compresi eventuali dati personali, vengono utilizzati per:

  • Presentare all'utente il Sito e i suoi contenuti;
  • Fornire, dietro richiesta dell'utente, informazioni, prodotti o servizi;
  • Realizzare le finalità proprie delle nostre attività essenziali:
    • Osservazione degli obblighi del Rotary nei confronti dei Rotariani e altri individui
    • Elaborazioni finanziarie
    • Sostegno alla Fondazione Rotary, incluse le iniziative di raccolta fondi
    • Facilitazione della pianificazione della Convention e di eventi speciali
    • Comunicazione dei messaggi chiave dell'organizzazione tramite pubblicazioni e altri materiali del Rotary
    • Sostegno dei programmi e dell'effettivo del Rotary International
    • Conformità a tutti gli obblighi legali
    • Proteggere l'eredità del Rotary creando e mantenendo archivi che documentano efficacemente la storia del Rotary
  • Assolvere alle attività per le quali l'utente ci ha fornito i suoi dati;
  • Permetterci di adempiere ai nostri obblighi e di esercitare i nostri diritti nell'ambito di contratti stipulati tra noi e l'utente, comprese le operazioni di fatturazione e riscossione di pagamenti;
  • Avvisare l'utente di eventuali cambiamenti apportati al Sito o ai prodotti o servizi offerti tramite il Sito;
  • Permettere all'utente di utilizzare le funzionalità interattive del Sito;
  • Archiviare dati sulle preferenze dell'utente e offrirgli contenuti contestualizzati basati sulle sue preferenze personali;
  • Per aiutarci a sviluppare e testaere aggiornamenti di questo sito e di altre applicazioni Rotary che supportano i fini organizzativi principali del Rotary;
  • Tutti gli altri scopi dei quali l'utente viene informato al momento di fornire i suoi dati personali;
  • Tutti gli altri scopi per i quali l'utente ci fornisce il suo consenso.

DIVULGAZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Rotary può condividere con terzi, senza restrizioni, dati sui suoi utenti in forma aggregata e altri dati che non identificano direttamente l'utente.

Possiamo inoltre condividere dati personali raccolti o ottenuti direttamente dall'utente come descritto nella presente Normativa:

  • con il Rotary o Rotaract club di appartenenza dell'utente (se pertinente), oltre a un distretto Rotary assegnato;
  • con fornitori di servizi e altri soggetti esterni incaricati di sostenerci nelle nostre attività, che si siano impegnati contrattualmente a non divulgare i dati acquisiti e a utilizzarli limitatamente per le finalità per le quali glieli abbiamo comunicati, inclusi:
    • fornitori di servizi di viaggio, compagnie aeree, hotel, trasporti da terra e agenzie di viaggio;
    • aziende che producono, pubblicano e/o spediscono pubblicazioni Rotary e merci con il Marchio Rotary e altre merci;
    • fornitori di prodotti online;
    • fornitori di servizi di pagamento online;
    • fornitori di servizi di elaborazione pagamenti;
    • istituzioni finanziarie e agenti fiscali quando elaborano transazioni finanziarie, ad esempio il rimborso spese;
    • software e applicazioni usate per funzioni amministrative, ad esempio moduli; online/sondaggi/applicazioni, servizi di newsletter, formazione online, webinar/teleconferenze, votazioni elettroniche;
    • database su Cloud usati per funzioni amministrative;
    • Comitato organizzatore della Convention Rotary e altri organizzatori e fornitori di eventi;
    • servizi di distribuzione email;
  • con soggetti terzi, per promuovere il Rotary o perché possano inviare all'utente messaggi promozionali relativi ai loro prodotti o servizi. Tali soggetti si sono impegnati a tutelare la riservatezza dei dati personali a cui avranno accesso e a utilizzarle solo per gli scopi pattuiti;
  • (se l'utente non intede condividere dati personali (anche se anonimamente) con soggetti terzi non affiliati e non autorizzati per fini promozionali, potrà inviare un'email dichiarando questa richiesta all'indirizzo rotarysupportcenter@rotary.org);
  • per permetterci di svolgere le attività per le quali l'utente ci ha fornito i suoi dati;
  • per qualsiasi altro scopo di cui l'utente sarà informato nel momento in cui gli verrà chiesto di fornire tali dati;
  • con il consenso dell'utente.

I dati personali raccolti possono essere divulgati anche:

  • per replicare a provvedimenti del tribunale, procedimenti giudiziari o legali e altre misure legali imposte dalle autorità competenti;
  • se riteniamo che tale divulgazione sia necessaria per tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza del Rotary, dei soci del Rotary, dei Rotary club, dei distretti e di altri organismi rotariani. Ciò include lo scambio di dati con altre aziende e organizzazioni allo scopo di proteggerci dalle frodi e di ridurre il rischio di credito.

DATI PERSONALI E PRIVACY DEI DONATORI DELLA FONDAZIONE ROTARY

Il Rotary non effettuerà la vendita, scambio o condivisione dei dati personali di un donatore della Fondazione Rotary, compreso nome, numero di telefono, e-mail o recapito postale, con terzi non rotariani né l'invio di comunicazioni ai donatori per conto di altre organizzazioni indipendenti. Questo regolamento vale per tutti i dati ricevuti dal Rotary, sia online che offline, e così pure qualsiasi altra comunicazione in formato digitale, scritto o orale. Il Rotary utilizza occasionalmente fornitori esterni per gestire ed elaborare i dati personali dei donatori che sono vincolati dai severi accordi di riservatezza.

ACCESSO AI DATI PERSONALI E MODIFICHE

L'utente può verificare e modificare i propri dati con i seguenti metodi:

  • Dalla pagina delle preferenze del suo profilo in Il mio Rotary;
  • Inviando un'email all'indirizzo privacy@Rotary.org per richiedere l'accesso ai propri dati o per correggere o cancellare i dati che ci aveva fornito in precedenza. 

Le richieste di modifica possono essere respinte se si ritiene che siano in violazione di legge o che possano essere incorrette.

I contenuti dell'utente, anche se rimossi dal titolare, potrebbero essere ancora visualizzabili nelle pagine della memoria cache o dell'archivio o potrebbero essere stati copiati o archiviati da altri utenti del Sito. Per ulteriori informazioni sui contenuti dell'utente o di altro genere, si veda Termini e condizioni d'uso. Tuttavia, per i residenti nella UE/AEE, ciò non pregiudica i dritti obbligatoriamente garantiti dalla legislazione a tutela della UE (si veda Appendice A: Normativa sulla privacy per la UE).

MINORI DI ETÀ INFERIORE AI 16 ANNI

Il Rotary non raccoglie intenzionalmente informazioni relative a minori o ragazzi di età inferiore ai 16 anni. Noi non provvediamo a raccogliere volontariamente dati di persone di età inferiore ai 16 anni senza il consenso scritto dei genitori o tutore legale. Essi sono invitati a non utilizzare il nostro Sito per fornire informazioni, e altri dati personali al nostro sito.

I minori di età inferiore ai 16 anni non possono:

  • Usare a o fornire dai personali nel notro sito web o utilizzarne le funzioni;
  • Registrarsi al sito, fare acquisti attraverso il nostro sito;
  • Usare le funzioni interattive o per commenti pubblici nel nostro sito web;
  • Fornire dati personali, tra cui nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, pseudonimi o nomi utenti.

Qualora dovessimo accorgerci di aver raccolto dati personali relativi a un minore di 16 anni, in assenza di un consenso genitoriale dimostrabile provvederemo a cancellarle. Chiunque ritenga che abbiamo raccolto dati di un minore di 16 anni, è pregato di contattarci all'indirizzo rotarysupportcenter@rotary.org.

PROTEZIONE DATI

Il Rotary ha adottato misure idonee a proteggere le informazioni che riguardano gli utenti da eventuali rischi di perdita e di accesso non autorizzato, utilizzo, alterazione e divulgazione. Inoltre:

  • Nello sviluppare nuovi sistemi o migliori sistemi e processi esistenti, il Rotary implementa un'adeguata protezione dei dati durante tutte le operazioni di elaborazione dei dati.
  • Tutti i dati fornitici dagli utenti sono archiviati su server sicuri protetti da firewall e utilizziamo Secure Sockets Layer (SSL) per garantire che la trasmissione di dati sensibili per i pagamenti e i contributi sia crittografata e adeguatamente protetta.
  • Ai nostri dipendenti forniamo una formazione sull'importanza della sicurezza dei dati e ci concentriamo specificamente sulle pratiche relative alla protezione contro la divulgazione non autorizzata dei dati personali.
  • Abbiamo un piano documentato per rispondere agli incidenti in modo da intervenire nel caso in cui si verificano degli episodi che violano le norme di sicurezza o privacy del Rotary, e questo piano viene riveduto e aggiornato regolarmente.

La sicurezza dei dati dipende anche dall'utente. La password data da noi all'utente (o scelta dall'utente) per permettergli l'accesso a determinate sezioni del nostro Sito deve essere conservata dall'utente con riservatezza. Le password registrate presso il Sito sono criptate per proteggere l'utente dall'accesso non autorizzato ai suoi dati personali. 

Purtroppo la trasmissione di dati tramite Internet non è sempre completamente sicura. Nonostante facciamo del nostro meglio per proteggere i dati personali dell'utente, non possiamo garantire l'assoluta sicurezza dei dati personali trasmessi al nostro Sito. L'utente deve assumersi pertanto il rischio della trasmissione dei dati personali. Il Rotary declina ogni responsabilità per l'eventuale aggiramento delle impostazioni di protezione dei dati e di altre misure di sicurezza predisposte sul nostro Sito.

MODIFICHE ALLA PRESENTE NORMATIVA

Il Rotary potrebbe cambiare, aggiungere, modificare o rimuovere sezioni della seguente Normativa in qualsiasi momento. Tali modifiche entreranno in vigore immediatamente con la loro pubblicazione su questa pagina. La data dell'ultima revisione dell'Informativa è riportata in fondo alla pagina. Spetta all'utente consultare periodicamente il presente documento per informarsi sugli eventuali aggiornamenti. Continuando a visitare il nostro Sito, affiliazione ai club, uso dei nostri servizi o partecipazione ai nostri programmi l'utente dà il suo implicito consenso alle modifiche apportate alla Normativa.

Informazioni di contatto

La sede centrale del Rotary si trova a Evanston, Illinois, USA. Per domande in merito alle pratiche sulla privacy del Rotary inviare un'email a privacy@rotary.org.

Ultima modifica: 25 giugno 2019

Appendice A: Normativa sulla privacy per i residenti UE

Le seguenti ulteriori informazioni riguardano i residenti nell'Unione Europea (UE) o nell'Area Economica Europea (AEE) di cui raccogliamo dati personali.

1 Introduzione

1.1 - Nel caso dei residenti nella UE o AEE di cui Rotary raccoglie, avendone certezza, dati ("dati personali") ciò avviene nel rispetto di tutte le vigenti norme che regolano la tutela dei dati e della privacy. Ciò include, a mero titolo esemplificativo, il Regolamento generale per la protezione dei dati personali della UE (2016/679) ('GDPR') e le leggi nazionali degli stati membri della UE che trattano o regolamentano raccolta, trattamento e privacy dei dati personali (complessivamente "Norme UE a protezione dei dati").

1.2 - La presente Normativa sulla privacy dei residenti nella UE ("Normativa sulla privacy per i residenti della UE"), da leggere insieme alla Normativa sulla privacy del Rotary, offre ulteriori informazioni, secondo quanto richiesto dalle Norme UE a protezione dei dati, su come sono da noi trattati o elaborati dati personali che raccogliamo e su coloro con cui noi eventualmente li condividiamo.

1.3 - La presente Normativa sulla privacy offre informazioni sui diritti riconosciuti dalla legge in base alle Norme UE a protezione dei dati e su come esercitarli.

2 Modalità di raccolta dei dati personali

2.1 - Data la natura globale del Rotary e della sua rete di club, il Rotary può detenere e elaborare dati raccolti da club, distretti e organizzazioni partner di tutto il mondo, anche all'interno della UE/AEE.

2.2. Ciò vuol dire, fra l'altro, che i dati personali dei soci o dei singoli contatti di questa rete residenti nella UE/AEE possono essere trasferiti dalla UE/AEE alla sede centrale del Rotary negli Stati Uniti.

2.3. La Normativa a tutela della privacy degli Stati Uniti non è attualmente ritenuta fornire i medesimi livelli di tutela legale dei dati personali della Normativa UE a protezione dei dati. Al fine tuttavia di salvaguardare i dati personali ricevuti dalla UE/AEE, noi consentiamo tali trasferimenti di dati agli Stati Uniti o altri paesi terzi solo sulla base di contratti approvati o altri appropriati meccanismi legalmente autorizzati a sensi della Normativa UE a protezione dei dati.

2.4. Ciò ha lo scopo di assicurare che i dati personali ricevuti ed elaborati dal Rotary (nella misura in cui si riferiscono a residenti nella UE/AEE) siano debitamente salvaguardati a livelli di tutela legale simili a quelli di cui godrebbero in base alle Normativa UE a protezione dei dati.

3 Marketing diretto

3.1. Nel caso in cui il Rotary trasmetta comunicazioni di marketing diretto verso persone residenti nell'UE/AEE a proposito di servizi o eventi di loro possibile interesse, ciò sarà fatto in accordo con le Norme UE a protezione dei dati; in particolare, ogni nostra presa di contatto con singole persone a fini di marketing diretto via SM, email, fax, social media e/o ogni altro canale di comunicazione elettronico avverrà solo con il consenso della persona interessata o in relazione ad analoghi servizi in precedenza acquistati (o fatti oggetto di diretta richiesta di informazioni a fini di acquisto) presso il Rotary da parte della persona stessa.

3.2. Gli interessati sono inoltre liberi di obiettare o ritirare il proprio consenso al ricevimento di marketing diretto da parte nostra in qualsiasi momento, prendendo contatto con noi all'indirizzo privacy@rotary.org.

4 Fondamenta di liceità per la raccolta e l'elaborazione dei dati

4.1. I dati personali sono da noi elaborati per i fini sopra esposti, in conformità con uno o più dei seguenti fondamenti di liceità riconosciuti dalle Norme UE a protezione dei dati:

(a) quando sia stato liberamente espresso il consenso specifico, informato e inequivocabile al trattamento dei propri dati personali da parte del Rotary a fini specifici;
(b) quando il Rotary ha accettato di fornire servizi all'interessato, al fine di organizzare ed eseguire quanto contrattualmente dovuto e/o esercitare i propri diritti;
(c) quando è per noi necessario elaborare e usare dati personali in relazione ai nostri legittimi interessi di organizzazione globale e per gestire e far funzionare con efficacia la nostra organizzazione in maniera coerente in ogni territorio. In ogni momento, ci sforzeremo di perseguire detti legittimi interessi in modo da non violare indebitamente le libertà e i diritti giuridicamente riconosciuti degli interessati, e in particolare il loro diritto alla riservatezza; e/o
(d) quando è per noi necessario per adempiere a obblighi di legge o al fine di poter attestare, esercitare o tutelare in giudizio i nostri diritti.

4.2. Si noti inoltre che alcuni dei dati personali da noi ricevuti ed elaborati possono comprendere dati cosiddetti "sensibili" o "soggetti a trattamento speciale", come ad esempio quelli relativi a origini etniche o credenze politiche, filosofiche o religiose. Questo tipo di dati non fa parte di quelli normalmente raccolti dal Rotary o dai suoi club, ma nel caso in cui dovessimo elaborare questo genere di dati sensibili o soggetti a trattamento speciale lo faremo soltanto nelle specifiche situazioni in cui:

(a) i dati sono stati a noi forniti dandoci esplicito consenso a tale loro uso
(b) sussiste per noi l'obbligo legale di elaborare tali dati in accordo con le Norme UE a protezione dei dati
(c) è necessario per proteggere interessi vitali della persona interessata stessa (o di altri), come in casi di emergenza di natura medica; o
(d) la persona interessata ha chiaramente scelto di rendere pubbliche tali informazioni; o
(e) quando è necessario in relazione ad azioni legali cui siamo o potremmo essere soggetti.

5 Rivelazione di dati personali a terzi

5.1. Potremmo rivelare dati personali a determinate organizzazioni terze che elaborano dati unicamente secondo le nostre istruzioni (dette "elaboratori di dati") come aziende e/o organizzazioni che supportano le nostre attività e operazioni (ad esempio, provider di hosting web o di database, supporto IT, fornitori di servizi di pagamento, agenzie da noi utilizzate per condurre verifiche antifrode o fornitori di servizi di gestione della posta), nonché a professionisti da noi utilizzati, come avvocati, agenti assicurativi, revisori dei conti o contabili. Ci serviamo esclusivamente di elaboratori di dati che possano garantirci di aver messo in atto adeguate salvaguardie per proteggere i dati personali da essi elaborati per nostro conto.

5.2. Potremmo inoltre rivelare dati personali a terze parti che prendono autonomamente proprie decisioni su come elaborare i dati personali e a qual/i fine/i (detti "controllori di dati"). I controllori di dati terzi sopra definiti possono trattare i dati personali secondo proprie procedure e gli interessati sono invitati a verificare le rilevanti normative sulla privacy di tali aziende o organizzazioni al fine di comprendere come queste possano usare i loro dati personali.

5.3. Salvo quanto sopra descritto, tratteremo i dati personali come riservati e non li riveleremo abitualmente a terzi senza informarne gli interessati. Le eccezioni riguardano i procedimenti legali e i casi in cui esista per noi l'obbligo legale di farlo senza informarne l'interessato (come le indagini di polizia). In ogni caso, è nostro intento assicurare che i dati personali siano utilizzati dalle terze parti con cui lavoriamo per scopi leciti e in conformità ai principi delle Norme UE a protezione dei dati.

6 Durata della conservazione dei dati personali

6.1. Il Rotary conserva i dati identificativi personali per il tempo necessario nelle specifiche circostanze; per esempio"

  • Finché la persona è affiliata a un club o fino a quando è in rapporto con la nostra rete;
  • Per un ragionevole periodo per l'invio di materiale promozionale ove esistano regolari contatti con l'interessato, oppure
  • Per il tempo necessario per l'esercizio di o la difesa legale da rivendicazioni contrattuali o come dettato dalle vigenti norme di legge.

6.2. Il Rotary ha adottato una normativa sulla conservazione dei dati per le persone residenti nella UE (che può essere resa disponibile a richiesta) in cui sono precisati i diversi periodi per cui possiamo conservare dati personali in osservanza dei doveri a noi imposti dalle Norme UE a protezione dei dati. I criteri da noi adottati per determinare i relativi periodi di conservazione e cancellazione si basano sugli scopi per cui deteniamo tali dati e delle ragionevoli aspettative di coloro di cui raccogliamo i dati personali in tali circostanze, tenuto conto dei vari requisiti di legge e delle indicazioni guida emesse dalle competenti autorità della UE.

6.3. In conformità alla normativa sulla conservazione dei dati di cui sopra, i dati personali di cui non abbiamo più necessità saranno eliminati o convertiti in forma anonima tale che da essa non sia possibile risalire all'identità degli interessati.

Storia e Archivi

Per preservare la storia e l'eredità del Rotary, le informazioni storiche e di archivio del Rotary sui suoi club sono conservate in archivio, e questo potrebbe includere dati personali limitati di tutti i suoi soci.

7 Diritti degli utenti ai propri dati personali

7.1. In conformità con i diritti riconosciuti dalle Norme UE a protezione dei dati, gli interessati hanno il diritto di presentare richieste di accesso, in base al quale possono essere richieste informazioni a proposito dei dati personali da noi detenuti sull'interessato stesso, dell'uso che facciamo di tali dati personali e su coloro a cui possono essere rivelati, nonché a determinate altre informazioni.

7.2. Generalmente, per dar riscontro a una richiesta di accesso disporremo di un mese di tempo. Ci riserviamo tuttavia il diritto di verificare l'identità del richiedente e, in casi di particolare complessità, di richiedere due ulteriori mesi di tempo per rispondere. Potremmo inoltre richiedere un contributo per i tempi amministrativi del trattamento di richieste manifestamente irragionevoli o eccessive. Potremmo anche chiedere ulteriori informazioni per localizzare le specifiche informazioni oggetto della richiesta ed è possibile che nel dare riscontro alle richieste di accesso trovino applicazione determinate esenzioni legali previste dalle Norme UE a protezione dei dati.

7.3. In base alle Norme UE a protezione dei dati, i residenti nella UE/AEE hanno inoltre i seguenti diritti, che sono esercitabili dietro richiesta scritta:

(a) che siano da noi corretti i propri dati personali inesatti o incompleti da noi detenuti;
(b) che siano da noi cancellati i propri dati personali senza indebito ritardo ove non sussista più da parte nostra l'esigenza di detenerli o elaborarli;
(c) di opporsi (ove applicabile) alle elaborazioni automatiche da noi eseguite in relazione ai propri dati personali, come ad esempio nel caso in cui noi conducessimo valutazioni automatizzate di affidabilità creditizia (credit scoring);
(d) di opporsi all'uso dei propri dati personali a fini di marketing diretto;
(e) di opporsi a e/o sottoporre a restrizioni l'uso dei propri dati personali a fini diversi da quelli sopra esposti, salvo che per legittimi cogenti motivi; o
(f) che i propri dati personali siano da noi trasferiti a terzi nel caso in cui i dati personali stessi siano stati raccolti con il proprio consenso o siano usati per l'esecuzione di contrati stipulati con l'interessato e vengano elaborati con mezzi automatici.

7.4. Si noti che, al fine di potervi dare pieno riscontro, le richieste possono essere trasmesse a elaboratori di dati terzi coinvolti nel trattamento dei dati personali per nostro conto.

7.5. Chi desidera esercitare alcuno dei diritti sopra esposti è invitato a prendere contatto con noi all'indirizzo nel seguito esposto.

7.6. Ove sia stata presentata una richiesta, e la nostra risposta non sia ritenuta soddisfacente, o si ritenga che i propri dati personali siano da noi elaborati illegalmente, l'interessato può ricorrere presso L"Ufficio della Commissione per le informazioni, nel Regno Unito. Fare riferimento al documento allego.

Contatti

Per domande o chiarimenti sulle modalità adottate dal Rotary a tutela della privacy o se ritenete che il Rotary non abbia agito conformemente alla presente Normativa, potete contattarci all'indirizzo privacy@rotary.org

Nel caso in cui sia presentata una richiesta ma l'utente ritiene non sia stata soddisfatta, o l'utente ritiene che stiamo elaborando i dati personali in modo illegale, l'utente ha il diritto a presentare denuncia presso l'Office of the Information Commissioner nel Regno Unito.