Déplacements financés par une subvention

Si votre subvention de district ou mondiale finance vos déplacements locaux ou internationaux, vous pouvez effectuer vos réservations de billets une fois votre subvention approuvée. Vous ne pouvez pas utiliser des fonds de subvention pour rembourser les billets achetés avant que votre subvention n'ait été approuvée. Les demandes subventions dont le budget comprend un déplacement doivent être soumises 90 jours avant la date de départ anticipée. Vous devrez prendre connaissance et vous engager à respecter les parties relatives au déplacement dans le cadre d'une subvention énoncées dans les Modalités des suventions de district et mondiales de la Fondation Rotary.  

Procédure

Les voyageurs financés par des fonds de subvention du Rotary doivent réserver eux-même leurs billets. Ils pourront s'ils le souhaitent utiliser les services du RITS, l'agence de voyage du Rotary.

Veuillez consulter la liste des pays où il est interdit de se rendre pour des raisons de sécurité et vérifiez que votre destination n'y figure pas.

RITS

Si vous faites vos réservations via le RITS, vous serez en contact avec leur partenaire Raptim Humanitarian Travel. Raptim est doté d'un réseau de bureaux régionaux dans le monde entier et est specialisé dans les déplacements effectués pour le compte d'organisations à but non lucratif, notamment les itinéraires complexes. Raptim prend la sécurité des voyageurs très au sérieux et suit de près les situations qui vont des perturbations du trafic aérien aux crises politiques ou sanitaires. L'agence a à sa disposition des outils de communication lui permettant d'informer les voyageurs de tout risque avant ou après leur départ. Des alertes leur sont ainsi envoyées lorsque des événements peuvent affecter leur itinéraire ou sécurité.

Si vous souhaitez effectuer vos réservations avec Raptim, veuillez tout d'abord remplir ce formulaire. Ses équipes vous répondront dans les 24 heures.

Raptim facture environ 29 dollars US de frais pour toutes les transactions. Ces frais constituent une dépense éligible dans le cadre de votre subvention approuvée et nous vous invitons à l'ajouter au budget de votre subvention.   

Lors de la réservation, vous pouvez indiquer que vous souhaitez effectuer un déplacement personnel avant ou après les activités liées à votre subvention. Ce déplacement personnel sera à vos frais ainsi que :

  • Toute escale s'ajoutant à votre itinéraire et dates approuvés.
  • Tout changement à ce déplacement effectué ultérieurement.

Assurance Voyages

Les voyageurs dont le déplacement est financé par une subvention du Rotary doivent souscrire une assurance voyages. Son coût est une dépense éligible pourvant être ajoutée au budget de votre subvention. Veuillez consulter nos recommandations de couverture minimale. Cultural Insurance Services International (CISI) est une compagnie d'assurances qui propose des contrats avec la couverture requise. Visitez son site web pour en savoir plus.