Meetings online

Bewährte Praktiken für die Durchführung von Online-Meetings

Als Organisator:

  1. Wählen Sie die Technologie, die für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Einige kostenlose Dienste begrenzen die Anzahl der Teilnehmer oder die Länge Ihrer Sitzung.
  2. Verwenden Sie Video, aber bieten Sie eine Audio-Einwahlmöglichkeit an. Die Möglichkeit, andere Teilnehmer zu sehen und mit ihnen über Technologien wie Zoom, GoToMeeting und Google Hangouts zu interagieren, trägt dazu bei, dass alle in Verbindung bleiben und sich engagieren. Allerdings können nicht alle Teilnehmer Ihrem Meeting per Video beiwohnen. Bieten Sie eine Audiooption an und ziehen Sie in Betracht, das Meeting aufzuzeichnen und später zu teilen.
  3. Halten Sie sich an die Regeln. Verwenden Sie eine Tagesordnung, legen Sie Grundregeln für die Besprechung fest und umreißen Sie die nächsten Schritte am Ende der Besprechung klar und deutlich. Wenn Hintergrundinformationen erforderlich sind, sollten Sie diese vorher allen Teilnehmern mitteilen.
  4. Überdenken Sie Ihr Meeting für ein Online-Format. Einige Teile eines persönlichen Treffens funktionieren online nicht gut. Entwickeln Sie den Inhalt Ihres Meetings, um Aktivitäten, die am besten von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden, zu eliminieren oder neu zu formatieren.
  5. Bleiben Sie engagiert. Machen Sie die Dinge interessant, indem Sie die Länge der Präsentation minimieren und die Diskussion maximieren. Fügen Sie Umfragen, offene Fragen und Antworten und den Austausch bewährter Praktiken ein - alles, was ihre Aufmerksamkeit auf den Inhalt und die anderen Teilnehmer lenkt.
  6. Bitten Sie um Unterstützung: Der Aufbau eines Teams ermöglicht es den Teilnehmern, zum Erfolg Ihres Treffens beizutragen. Bitten Sie andere, Chatboxen zu überwachen, Fragen während des Anrufs zu beantworten und technische Probleme zu beheben.
  7. Seien Sie vorbereitet. Machen Sie einen Probelauf mit den Moderatoren, um sicher zu sein, dass sie wissen, wie sie die Kontrolle anfordern und ihre Bildschirme freigeben können. Melden Sie sich frühzeitig an, um Ihre Audiotechnik zu testen und sicherzustellen, dass alle Moderatoren anwesend sind.

Erfolgreiche Online-Meetings berücksichtigen auch die Bedürfnisse ihrer Teilnehmer. Ermutigen Sie Ihre Teilnehmer zu Folgendem:

  1. Laden Sie die Technologie herunter und testen Sie sie im Voraus. Alle Teilnehmer sollten sicherstellen, dass sie das Programm zur Nutzung der Online-Plattform heruntergeladen haben und mit ihren Funktionen vertraut sind. Sie sollten abklären:
    1. Funktioniert mein Audio? Werde ich die anderen Teilnehmer hören können, und werden sie mich auch hören können?
    2. Funktioniert meine Kamera? Ist mein Gesicht sichtbar?
    3. Habe ich die Ablenkungen im Hintergrund so gut wie möglich eliminiert?
    4. Ist meine Beleuchtung angemessen?
  2. Optimieren Sie den Ton. Alle Teilnehmer sollten sich stumm schalten, wenn sie nicht sprechen. Für die beste Tonqualität verwenden Sie ein Headset oder Kopfhörer. Dies wird auch dazu beitragen, Hintergrundgeräusche zu minimieren.
  3. Machen Sie mit! Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Online-Konferenz sind engagierte, aktive Mitglieder.

(Teile adaptiert aus: What it Takes to Run a Great Virtual Meeting, Bob Frisch und Cary Greene. Harvard Business Review).

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